【社員紹介】 JIMMA文書管理マネージャーって?得意を活かすコンサルティング

社員紹介
コミュニティマーケティングユニット 藤森
こんにちは、コミュニティマーケティングユニットの藤森です。
社員紹介シリーズ。今回は、JIMMA文書管理マネージャーとして、お客様環境のドキュメント管理だけではなく、社内での情報共有にも大きく貢献いただいている 小関 恵里花さん をご紹介します。

 

 ディスカバリーズに入社したきっかけを教えてください

もう入社して10年ほどになります。10年前は今より規模が小さくて、かつ、“情報活用“というニッチな言葉で会社を表していたことが印象的でした。ディスカバリーズに興味を持ったのは、「そもそも情報ってなんだろう?」というところを専門的に科学している(=研究している)ことが非常に面白いなと感じたのがきっかけです。そのような、“情報”について、研究し、追及し、活性化を図っていこう、としている取り組みは今でも面白いと思っていて、ディスカバリーズの強みであり、良いところだと感じています。
また、創業当時から役員陣が伝え続けている「情報共有のための“仕組み作り”と“仕掛け作り”」という発想にとても共感し、それに対してメンバーが真剣に考え、お客様と向き合い、知識や知恵にし、社内に発信し、それによってさらにお客様に貢献できるノウハウとして育てていく・・・そんなサイクルができているところに魅力を感じました。

 今どんな業務を行っていますか?

文書管理マネージャーとして、ディスカバリーズのコンサルタントを担っています。
お客さんの業務と情報を聞いた上で、どんな情報を、誰が、いつ、どんなふうに使っているのかを整理し、将来的に活用ができる形まで、マイクロソフトの SharePoint や弊社のプロダクト Discoveries InSite を活用して実現しています。情報管理におけるサイトの画面や使い方の設計などを実施することもあります。
一番重要視しているのは、情報をとことん整理することと、お客様が仕組みを覚えて自活できるところまでサポートをするということです。
お客様自身の中で活用のイメージがついていないと構築や運用も難しいですし、なにより軸があちこちに散らばってしまいます。
お客様自身が見えていないところまで引き出して、正しい文書管理の方法をお客様自身で理解できるまで、お客様自身の業務にとことん寄り添い、インスピレーションが湧くようサポートすることを常に意識しています。

 文書管理マネージャーとしての専門的な業務をしている姿、とても素敵です。そうなると、入社前から文書管理に興味があったのでしょうか?

いえ、実はそうではないのです(笑)入社したときは、ディスカバリーズが得意としている SharePoint についても何も知らない状況でした。当初、たくさんの先輩についてさまざまなお客様の案件に関わらせていただいている際は、お客様から学ぶこともたくさんあり、そんな状況を重ねていくにつれて SharePoint について少しずつわかるようになってきたときに、「文書管理」という専門の世界があることを見つけました。これをもっともっと追及していったら面白いのではないか…と思い、どんどんと深掘りしていったことから今があると思います。ファイル管理は奥が深くてとても面白かったですし、“なんとなくわかる”という状況を打破して、さらに視野を広く持ちながらお客様と会話がしたいと思ったことが、日本文書情報マネジメント協会への扉を開いたきっかけにもなっています。

 小関さんが所持している、JIIMA認定文書管理マネージャーとは具体的にどのようなものでしょうか?

文書情報管理を行っていくためのやり方やあり方を企画化して取り組んでいく、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会にて認定されている資格です。
文書情報マネージャーとして参加している日本文書情報マネジメント協会は、各企業から参画されている事務局メンバーを中心に各社の文書情報管理を担うメンバーへの教育や取り組みの共有(情報交換・イベント開催)、各業界ごとの委員会での検討を行い各省庁への提言を行ったりしている団体です。

 文書管理マネージャーとして働こう!と思うことに、不安はなかったですか?

初めは文書管理を行うとも思っていなかったのですが…(笑)1度やり始めたときに、「研究し甲斐があるテーマだな」と思い、せっかくやるのだったらプロフェッショナルにやっていこうと気持ちが強くなったとき、「やりたかったらとことんやってみな!」と背中を押してくれたメンバーが社内にたくさんいたことが大きく、不安はありませんでした。

 これまでの業務で、一番印象深かった瞬間はいつですか?

一番というと難しいですが、過去に某製薬会社様のとても膨大な情報データを紐解き整理した経験は、今振り返ってみてもターニングポイントになったなと思います。
今でも、情報整理や文書管理は「まるでパズルのようだな」と思いますし、そこが面白いポイントだなと思います。絶対に解けないパズルはないですし、解決できない課題もないので、常に情報と向き合うことを楽しむように意識をしています。苦しんでやっていたら楽しくないので…(笑)楽しんで取り組むことができるかできないかが、コンサルタントという業務を続けられる秘訣だと思います。

10年以上働いてきた小関さんから見る、ディスカバリーズの魅力を教えてください

やはり、会社全体で強い信念があり、一気通貫していることだと思います。代表の島田さんと副代表の小野さんが創業当時からずっと伝えているメッセージがずっと変わらず、徹底しているところがとても良いと思いますし、お客様と向き合い、ディスカバリーズとしてできることをやりきるという強い意志を感じています。
芯が通っているからこそ、人・制度・製品、さまざまな面から柔軟に動けているのだと思いますし、何かひとつに固執することなく、目指すべきところにメンバーみんなで向かっていけるのだと感じます。
また、時間や場所にとらわれず、やるべきことを的確にやることに時間を割くことができる「ディスカバリーズらしい働き方」も魅力だと感じます。

 リモートワークに対して、不安に感じる求職者の方も多いと思います。ディスカバリーズの社風について小関さんはどう見ていますか?

「受け身」の意識が強いが故、不安になってしまっているのかな…?と思います。ディスカバリーズは、コミュニケーションの大切さを理解しているメンバーが多いと感じるので、常にみんな「誰かに与えよう」というスタンスで働けているからこそ、リモートワークでも繋がりを強く持つことができているのではないでしょうか。
また、役職や地位に対しての“しがらみ“みたいなものがないことも魅力ですよね。そういったことに固執していないから、ひとりひとりが業務に集中できる環境ができているのではないかと思います。

 これからの目標や、ディスカバリーズに期待することを教えてください。

ディスカバリーズとしては、やはり、この業界(情報共有・活用、イノベーションの創出など)のリーディングカンパニーで居続けてほしい、という思いがあります。さらにたくさんの方をご支援し、もっともっと大きくなっていけたらと思っています。
また、私自身としては、文書管理のプロフェッショナルという部分をもっと磨いていきたいと思っています。何をもってプロフェッショナルと言えるかは難しいですが、日本、そして世界へと視野を広げ、知識と経験を磨き、お客様のサポートに役立てていきたいです。

 

ディスカバリーズでは、ひとりひとりがプロとして、経験と知識でお客様の伴走支援を行っています。
ディスカバリーズの目指す姿は以下よりご覧いただけます。
>>https://www.discoveries.co.jp/company/vision/

また、ディスカバリーズでは、私たちでなければ実現できない、そんな価値をどう提案していくのか、一緒に考えてくれる人を募集しています。
詳細は以下をご覧ください。
>> https://discoveries.co.jp/company/recruit/

 

コンサルティングとして忙しい合間を縫ってお答えいただいた小関さん、ありがとうございました!