社員プロフィールの充実で社員同士がつながる土台づくり|ワンランク上の Teams 活用で最強の「弱いつながり」をつくるVol.4

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リモートワークで見落としがちな組織横断の「弱いつながり」をつくり、アイディア不足を補って生産性の高いイノベーティブな組織に変革するにはどうすべきなのか。

Vol.1では「弱いつながり」と「強いつながり」とは何か、それぞれのメリットにも着目しながらお伝えしました。

続いてVol.2では Teams ではカバーしづらい全社での情報共有を通して「弱いつながり」をつくるためのポイントを、Vol.3では社内イベントを通してつながりをつくるポイントについてそれぞれお伝えしてきました。

Vol.4となる本記事では、これまで紹介してきた「弱いつながり」へのアプローチをより効果的にするために、ハイブリッドワークやリモートワークなど、離れていてもお互いを知り関わり合う土台づくりの部分に触れていきたいと思います。

より効率よく社内の「弱いつながり」をつくるには?

これまでVol.2では「情報共有」Vol.3では「社内イベント」を通した弱いつながりのつくり方に触れてきました。「よし!これらのアクションをしたから『弱いつながり』ができるだろう!」というのはちょっと待った。ここには落とし穴があります。

みなさん、転職した時のことや他部署に異動になった時、新しい環境に身を置いた時など、周りの人のことをあまり知らない場において、積極的にコミュニケーションを取ってつながりをつくれるでしょうか?もちろんコミュニケーションが得意な方にとっては何の苦労もないことかもしれません。しかし、多くの方は心理的なハードルが高いと思います。これがオンラインやハイブリッドになり、相手の顔や空気感が分かりづらくなれば尚のことですよね。
実際に全社リモートで業務を行う弊社内でも、投稿された記事にコメントする、それだけのアクションに対しても、「あまり関わりのないメンバーの投稿にコメントを付けるのは躊躇する」といった声が聞かれていた時期がありました。

つまり、これまでのアクションをしただけでは「コミュニケーション力のある方はつながりを広げられるが、そうでない方には難しい」という、従来の状況とあまり変わらない結果になることも少なくないかと思います。
「弱いつながり」を生むコミュニケーションを促すためには、誰もが簡単にお互いのことを知れる環境が必要不可欠です。

しかし、普段コミュニケーションの基盤に活用している Teams などのチャットツールでは、組織図や社員情報のデータ自体は入っているものの、検索するためにはどうしても相手の名前を知っていなくてはならない上に、参照できる情報はなんとも無機質な台帳情報ばかり。ここでおすすめしたいのが、社員プロフィールを全社で共有することです。

お互いの経験から人となりまで知れる社員プロフィールで、会話のきっかけづくり

Teams などに限らず、社内で社員台帳として連絡先や所属部署などを共有されている企業様は多いのではないでしょうか。そこから一歩踏み込んで、パーソナルな情報やこれまでの経験、スキルを共有することで、いつでもお互いの人となりを知れる環境を作っておくことが大切です。
どんな風に共有すればいいの?という一例として、ここからは自社の社員プロフィールをご紹介したいと思います。ディスカバリーズでは自社製品 Disoveries engeuge の People を活用して、以下の情報を社員一人ひとりが全社に共有しています。

  • 自己紹介
  • スキル
  • 資格・免許
  • キャリア
  • 担当業務
  • 得意分野
  • 興味分野
  • 働き方

どうでしょう?結構種類豊富ですよね。このうち「担当業務」は、社員からの「周りのメンバーが何をしているのか、どんな案件や業務を経験してきたのかが知りたい!」という要望に応えて、先日新設された項目です。知りたい情報に合わせて柔軟に項目を変えながら運用しています。

自己紹介は本当個性豊かで、入社後リモートでコミュニケーションが開始することが多い弊社において「入社してまずいろんな人のPeople(プロフィール)を見て、どんな人か知れたので最初のコミュニケーションがしやすかったです」という声が新入社員からよく聞かれます。
お互いのことを知ることで、コミュニケーションしやすくなるだけでなく、検索で共通点のあるメンバーもすぐに見つけられるので、興味分野に「ゴルフ」と入力したメンバーは社内のゴルフ部からすぐにお誘いが来たこともあるとか。(笑) 業務のつながりはもちろん、こうした趣味・興味のつながりがつくりやすいのも嬉しいポイントです。

社内の「弱いつながり」に効果的にアプローチしていくために、現在社内で社員台帳を運用されている企業様も、人となりを共有できる社員プロフィールの運用を検討されてみてはいかがでしょうか。

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