オンラインならではの一工夫!興味関心の軸でつながり盛り上がる社内イベント運営|ワンランク上の Teams 活用で最強の「弱いつながり」をつくるVol.3

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リモートワークで見落としがちな組織横断の「弱いつながり」をつくり、アイデア不足を補って生産性の高いイノベーティブな組織に変革するにはどうすべきなのか。
Vol.1では「弱いつながり」と「強いつながり」とは何か、それぞれのメリットにも着目しながら解説しました。

続いてVol.2では Teams ではカバーしづらい全社での情報共有を通して「弱いつながり」をつくるためのポイントについて説明しました。

Vol.3となる本記事では、研修や勉強会、シーズナルイベントなど、各社様々実施される社内イベントから「弱いつながり」へアプローチしていくポイントをお伝えします。

従来の社内イベントのやり方、“そのまま”でいいのか?

新型コロナの流行でリモートワークへの切り替えを余儀なくされ、一時は社内イベントを中止にした、開催回数を減らした、という方は多いのではないでしょうか。近頃では徐々に社内イベントもオンライン化が進んでいることと思います。

社内イベントは社員同士の交流を深め、つながりをつくる手段として有効です。しかし、開催したものの、こんな状態になっていないでしょうか。

  • 勉強会などのイベント告知は知っている人に向けてのみ配信し、関連メンバーだけで実施している
  • 全社にメールで告知されているが、知らない人ばかりのイベントには参加しづらい空気がある
  • 過去のイベントや今後のイベント予定が参照できず、知らなかったイベントがたくさんある

この状態ではすでにつながりのある人同士の交流は深まり「強いつながり」は生まれやすくなりますが、企画力や新しい発想に欠かせない「弱いつながり」は生まれづらいまま。
そこで、ここからは社内イベントから「弱いつながり」へアプローチするために、弊社が行っているアプローチや工夫をご紹介します。

オンライン社内イベントで「弱いつながり」をつくるには

「社内イベント」というと懇親会に近いものをイメージするかもしれませんが、ディスカバリーズの社内イベントは多種多様。ランチ会のような会もあれば、これまでのお客様事例を発表する会、社員インタビューや提案書の作り方、自社製品の勉強会など様々です。

従来はこうしたイベントの開催告知を Outlook や Teams のスケジュール機能で行っていましたが、この方法にはまさに先に述べたような課題がありました。

  • メールアドレスを指定して会議招待を送付しなくてはならず、送付先は「知っている人」に限定されがち
  • 新しいメンバーを追加招待するときも、基本的に参加予定者からのスケジュール転送など人伝の招待のみ
  • 個人のスケジュールにイベントの予定が入るため、どんなイベントが開催されているのか一覧できず、知る機会もない

このように、どうしてもイベントはクローズドになってしまいがちに。部署を超えて似たような取り組みをしているチームがあって、同じような興味を持つメンバーがいたとしても、既存のつながりがなければそうしたメンバーへイベントの案内は届かないのです。イベントから新しいつながりが生まれていく可能性も下がってしまいます。

そこで現在、私たちディスカバリーズでは普段活用している Teams に自社製品であるディスカバリーズ エンゲージの社内イベント管理サービス「Meet Up」を組み合わせることで、これらの課題を解決しています。
「Meet Up」のトップ画面では、過去から現在までの様々なイベントが一覧可能。自分が参加できなかったすでに開催済みのイベントでも、アーカイブ配信されていれば、気になったときにすぐ当日の録画を閲覧できるようになっています。

弊社の実際の Meet Up 画面

自身の普段の関わりに依らず、全社向けや特定の部門向けなど広く配信できるため、Outlookで知らない相手に突然招待メールを送るような、ちょっとした気まずさもゼロに。各イベントはオープンに集客されているため、参加する側も外部イベントに参加するような気軽さで参加申込することが出来るようになりました。

こうした環境により「相手を知っているか」「相手とつながりがあるか」という点ではなく、「(このイベントの内容に)興味があるか」という軸によりフォーカスして社内イベントの集客・運営が出来るようになったと感じています。日頃コンサルティングを多く行うメンバーが主催するテクノロジーの勉強会イベントへ総務や人事のメンバーが参加したり、データ分析チームの研究発表イベントにサポートチームのメンバーが参加していたり…。興味関心を軸に、部門を超えた「弱いつながり」が生まれる場となっています。
様々な面で既存のつながりに捉われないようにする—これが社内イベントから社内の「弱いつながり」を増やしていくうえで、大切なポイントだと考えています。

オンラインでも、よりインタラクティブな社内イベント運営の秘訣

ちなみに、ディスカバリーズの社内イベントはここ数年全てオンラインです。オンラインイベントは反応が見えにくく、同時に発言がしづらいためどこか一方的になってしまいがち。そこでディスカバリーズでは、イベント中の会議チャットをうまく活用するようにしています。

過去の社内イベントでのチャット画面

発表者の話を遮らず、気になったことやコメントをチャットでやり取りして自由にコミュニケーションを取れる形にしたところ、全員が自分事として参加意識が強まり、インスタライブやYouTubeライブのようにチャットも含めてイベント全体が盛り上がるようになったと感じます。活発に意見交換できることで、お互いの発言が新しい発見や知識につながることも。発表の裏でこうした会話ができるのは、オンラインならではですよね。

「発表者への質問は埋もれないようにしたい」といった場合には、Teams の「QA機能」を使って、会議の開催者へ向けて質問スレッドを立ち上げるとスマート。スレッド形式でまとめられるため後から見返しやすく、参加者同士回答してベストアンサーを決めることも可能です。

いかがでしたでしょうか?コロナで社内イベントが減っている、という方も、オンラインならではの工夫も交えつつ「弱いつながり」をつくる社内イベント運営を是非試してみてはいかがでしょうか。
次回のVol.4では、「Teams × Teams アプリ スキルや経験で従業員同士がつながるきっかけづくり」についてご紹介します。皆様の業務における Teams 活用の一助となれば幸いです。

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