ムダな会議はもうやめよう!生産性向上につなげるTeams会議のヒント|事前準備編

Office365

皆さんは週に何時間、どんな会議に時間を費やしていますか?「いつ終わるんだろう…」と感じるような、だらだらと時間の長い会議は代表的な「ムダ」ですが、もちろんそれだけではありません。オフィスワークからテレワークへ働き方の大きな変革が起きている今こそ、習慣化している会議のムダを振り返り、生産性を高めていくことが重要です。

  • メンバーの状況や進捗など、情報共有や報告のための定例会議
  • 終了後に何が決まったのかわからない会議
  • 当日になってアジェンダを知る会議  etc…

「あの時の会議」と一つでも思い浮かんだなら、ムダを削減して生産性を高めるチャンスです!
前後編2回にわたり、会議のムダを減らすためのヒントをご紹介。前編では会議のムダを知り、適切な事前準備を行うことにフォーカスして、生産性向上につなげる会議のヒントをお伝えします。

「時間が長い」だけじゃない!ムダな会議を生む、振り返るべきポイント

だた一口に「無駄な会議を減らしましょう!」と言われたとしても、きっと「今ある会議は“必要“と感じられていたからこそ行われている会議だ」、と思われるのではないでしょうか?まずは一度自身の会議を簡単に振り返ってみましょう。

  • その議題は「会議」で話す必要があるのか

会議というのは本来、異なる意見や見解を擦り合わせ、より高次の答えを導き出すための場です。JR東海エージェンシーの調査[1]によると、業績の上昇を感じている企業では「意思決定する会議」が、逆に下降を感じている企業では「情報を共有する会議」が一番多く実施されている、というデータもあります。
報告だけの会議はやめて、Teams上で非同期のコミュニケーションで済ませれば、お互いの時間を奪うムダな会議を行う必要もありません。

  • 会議の時間は適切か

会議時間を考えるとき、とりあえず1時間にしていませんか?人間の集中力は15分周期と言われています。1時間はそれを4サイクル、しかもぶっ通しで、となると人間の脳にとってはかなり過酷。意思決定とは直接関係ない要素は簡素化や事前共有を行い、最低でも15分×2サイクルの30分でより密度の濃い会議を行うことが大切です。

「事前準備」が会議の成功を決める

さて、会議のムダを振り返ったところで、今度は効率的な会議を行うための準備を始めましょう。

  1. 会議の「種類」を理解し、必要な情報を「事前共有」しておく

会議には種類があり、それを理解することにより事前にどういった準備が必要かも明確になります。ここではよくある2パターンをご紹介。

〇「意見交換」を目的とした会議|ディスカッションやブレストなど
Teams上で事前にテーマを共有しアイディアを考えたり、自身の考えをまとめておくことでスムーズに会議を進められます。簡単なディスカッション程度であれば、Teams上で事前に意見出しをし、会議体では確認と決定のみのプロセスとすれば、より効率化することが可能です。

〇「意思決定」を目的とした会議
こちらも意思決定のための情報をTeams上で事前共有しておくことが重要です。必要に応じて不明点は確認し、疑問点もクリアにしておけば、当日の意思決定までがスムーズに。意思決定に必要な判断材料が当日の会議内で共有されていては、確認や説明から会議がスタートし、「ムダ」が生まれてしまいます。

  1. 会議の「ゴール」を設定する

「あれ、この会議結局何が決まったんだっけ?」という決定事項がない会議はムダな会議の一つ。会議が終わった時の「ゴール」を明確化して、参加者全員と共有しておくことが大切です。ゴールがない会議でその達成はあり得ません。ゴール、とはその会議の目的です。私たちが普段どこかへ出かけるとき、出先の到着地と目当てのアクティビティ(=目的)が決まっているように、会議でも同様の認識が必要です。

  1. 時間を決めて効率的にスケジュールを「調整」する

スケジュールの調整にはOutlookの予定表から会議招待メールを直接送るのが効率的です。チャットやメールなど文字で送られた場合、自身のスケジュールを開いて、予定を照らし合わせて、可否を文字に起こして返信して…、と、場合によってはかなりの手間になってしまいます。予定表から直接候補日を送り、日程調整をすれば、予定の確認もスムーズに行え、可否もワンクリックで回答することが出来ます。

 

いかがでしょうか?ここまでは本当に必要な会議を実施するにあたっての考え方や、実施までの事前準備についてご紹介しました。
次回後編では、Teams会議中~実施後でのポイントやコツをご紹介します。


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[1] 株式会社ジェイアール東海エージェンシー|ビジネスパーソンの「社内会議」に関する調査  https://www.jrta.co.jp/research/person_vol14.pdf