まだメール、使ってますか?Teamsでムダを省く、業務コミュニケーション

Teams

皆さんは一日何通のメールをやり取りしていますか?

様々な業務でのデジタル化や効率化が進む中、昔からなじみ深いメールでのコミュニケーションは今や業務の効率を落とす「ムダ」の多いものとなっています。そのムダを省き、業務の効率化を図るためのカギは、コミュニケーションの「手段」そのものをMicrosoft Teamsを始めとしたビジネスチャットツールへ切り替えることにあります。

こんなのあるある?メールでよくある「ムダ」

一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査(*1)によると、メールを1通書き上げるのにはおよそ5分かかっているということが分かっています。そして、同調査によると一日あたりのメール送信数の平均は11.59通。つまり、少なくとも1日1時間近い時間がメールに奪われてしまっているのです。これを従業員数300人程度の中小企業に置き換えれば、一日あたり300時間、金額にすると70.3万円の損失が生まれてしまっている計算になります。月に換算すれば、なんと約1,400万円です。(*2)
“数”ד時間”という観点のみならず、メールには多くのムダが潜んでいます。こんな場面に出くわしたことはないでしょうか?

 

  • 何度やり取りしても冒頭は必ず「お疲れ様です。」という挨拶から始まり、「よろしくお願いします。」で締めくくられる。
  • 添付で共有したファイルが、いつの間にかバージョンが枝分かれして先祖返りしていた
  • 「了解です」と伝える為だけにメールを一通作成(冒頭はもちろん「お疲れ様です。」)
  • 添付ファイルを忘れたりCCに抜け漏れがあった場合はメールを再送
  • 新しいメンバーへ過去のメールを転送   etc…

このような作業や手間も、実はTeamsであればすべて不要。つまり、メールだからこそ起こる「ムダ」なのです。

挨拶やCCは不要!Teamsで、簡潔・素早いコミュニケーション


Teamsを活用することで先述した「ムダ」をすべて省くことが出来、業務の大幅な効率化が期待できます。実際にある企業様では、メールからTeamsへの切り替えにより約10万通/月のメール削減に成功。1,950万円/月の削減効果を得ることが出来ました。(*3)
もう時間泥棒のメールとはおさらば。Teamsを活用して、業務の生産性を高めませんか?活用のポイントやコツを弊社コンサルタントがご紹介します。

▼活用のためのポイントは?

Teams利用時の小技(その1)【Microsoft Teams の魅力 vol.5】
Teams利用時の小技(その2)【Microsoft Teams の魅力 vol.6】

メールでは挨拶から始まる文章もチャットならすぐ本題に入れます。グループチャットやチームを活用することで毎回のCC追加も不要に。また、投稿内容は後から編集もできるため、添付漏れや誤字などもすぐに修正可能です。Teamsにはチャットだけではなく、チームやメンション、個別の通知設定やユーザーのアクティビティなど、様々な機能があります。活用方法を是非ご覧ください。

▼実際の活用シーン

営業部での Microsoft Teams 活用シーン【Microsoft Teams の魅力 vol.7】
研究開発部門での Microsoft Teams 活用シーン【Microsoft Teams の魅力 vol.8】
Teams × 他アプリケーションの連携【Microsoft Teams の魅力 vol.9】

ポイントやコツが掴めたら、実際の活用シーンを見てみましょう。営業部や研究開発部門での活用シーン、また、業務の中でのシチュエーションに合わせた他アプリケーションとの連携もご紹介しています。

メールの「ムダ」を見つけたら、それは業務効率を上げるための第一歩。Teamsを活用して、よりよい働き方へと変革していきましょう。


 

*1 一般社団法人日本ビジネスメール協会 ビジネスメール実態調査2019 https://businessmail.or.jp/research/2019-result/
*2 厚生労働省 令和元年賃金構造基本統計調査を基に、月収32.3万、賞与2か月分、年収450万として算出 https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/chingin/kouzou/z2019/index.html
*3 10万通=50万分=8,333時間の削減。平均年収450万とした場合、時給2,343円で算出