【新入社員から見た社内の情報共有 vol.3】業務日報はただの上司への報告じゃない!

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良波
ディスカバリーズ マーケティング&サービスグループ新人の良波です。今回は、日報が私に与えた「メリット」について書いてみたいと思います。

一日の仕事を終えた後に上司に提出する「業務日報」。

今年の4月から新卒社員としてディスカバリーズに入社した私は、自分でオリジナルの業務日報フォーマットを作成して、業務報告をしていました。自分の学びや、1日を振り返っての所感などを記載し、退社する際に上司に提出して、コメントをもらうというサイクルを半年ほど続けてきました。

業務日報って少し面倒?

「業務日報」は、その日に行った業務内容を報告することが目的ですが、意外と作成するのに時間がかかりますし、初めは毎日日報を提出することに対して、実は負担を感じていました。

しかし、入社して約7か月間の日報共有を経て、2つの大きなメリットに気付きました。

上司のレスポンスから得られるヒントと安心感

少し前になりますが、ディスカバリーズの自社製品「engauge.works」の社内向け説明会で、意見を求められる場面がありました。

その時私は、「〇〇を□□のように改善すべきなのでは」と思い切って発言をしてみましたが、後になって、突拍子もない事を言ってしてしまったのではないのかと一人で不安になり、その日の日報に自分の製品に対する意見や思いを残しました。すると、「考え方は正しい。さらに、新機能の目的をより理解した上で、お客様へのビジネスメリットを訴求できるとなお良い」と上司からコメントをもらいました。

これまでは、評価が下がることを恐れて、自分の考えている事を上司に伝えることに少し抵抗がありました。しかし、業務日報を通じて共有することで、自分で悩みとして抱え込んでしまうのではなく、もらったコメントによって不安が払拭され、自信を持って次に行動するためのヒントが得られたと思います。

自分の業務計画と実績が一目瞭然

最近は、入社直後と比べると業務にも慣れてきたので、自分に合ったより効率的な日報の書き方はないかと記載方法を変えてみました。

Microsoft Teamsに作成された新入社員の「newcomer」チームに付随する業務報告用のチャネル

コメントとして日々作業計画と進捗を記入(赤枠内を拡大)

「作業進捗」と「本日の作業予定」をそれぞれ箇条書きにして一元で見られるようしてみたのですが、この書き方だと、自分の作業計画に対する実績がよく分かります。1日の業務の出来事を思い出しながら日報を作成し、翌日の計画を立てる過程そのものが自分の業務を整理することになります。

また、「本日の作業予定」に「○○を終わらせる」と宣言をしておくことで、目標の期間内に作業を完了させられるよう、より細かい単位で時間を意識するようになりました。宣言した通りに終わっていないと、各作業に費やした時間数や、躓いた原因を振り返り、別の取り組み方はできないかと考えるようになりました。

「伝えること」は、整理・解決すること

今では「業務日報」は私にとって、日々の自分の仕事の成長度記録のような大切な存在になっています。そして、自分の考えを「言葉」にして誰かに伝えようとすることは、ふんわりしていた考えの1つ1つがクリアになり、自分自身の理解を深める上でも、とても大事なステップだと気づきました。

毎日「業務日報」を通して情報のキャッチボールをしながら、課題や悩みを持ち越さず、都度解決しながら業務にあたることで、良いモチベーションの状態が維持できていると思います。

今日から「上司に業務報告するための日報」ではなく、自分ための仕事成長度記録として業務日報を書いてみませんか?

 

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