【新入社員から見た社内の情報共有 vol.1】飛び交う解読不能の言葉

By | 2018年6月20日

ディスカバリーズに今年度入社した良波です。

このブログでは新卒社員である私の目線で、社内の様々な場面における「情報共有のあるべき姿」についての考えをお伝えしていきます。 初回では、入社した直後によく起こる問題に対して「うまく情報共有を行うことでどう解決できるのか」を私自身の経験談をもとに書いてみたいと思います。

皆さんは新入社員の時、会議中に飛び交う社内用語や業界用語の意味が理解できず、内容がよくわからないまま会議が終わったという悔しい思いをしたことはありませんか?

私がディスカバリーズに入社してすぐに与えられた仕事は社内やお客様先の会議議事録を取ることでした。

私は議事録を取る際にOneNoteを使用しています。OneNoteで、はじめに2つのカラムを作成し、左のカラムは会議内容、右のカラムを「わからない単語リスト」として使っているのですが、会議が終わると決まって右側のカラムにずらりと長い「わからない単語リスト」が出来上がります。

つまり、この右のカラムの縦幅が長ければ長いほど私にとってはその会議の会話が呪文に聞こえているわけです。

議事メモ用にOneNoteに2つのカラムを作成し、右のカラムを「わからない単語をメモする場所」として利用

議事メモ用にOneNoteに2つのカラムを作成し、右のカラムを「わからない単語をメモする場所」として利用

 

最近出現したわからない単語といえば「WBS」がその一つです会議中に作業スケジュールの資料を見ながら「WBSへの懸念は~」といった話が飛び交っていたので、てっきり文脈から「Weekly Base Schedule」という意味だろうと判断しました。しかし、後から確認をしてみると「Work Breakdown Structure」の略であると判明し自分の予想はまったく的外れだったことがわかったのです。

仕事中に当たり前のように使われている言葉の中には、実はその業界でしか使われない略語・会社内でのみ通じる造語が存在します。私のように社会人経験がない人間や初めてその業界に入ってきた人にはさっぱり意味がわからなかったり、誤った解釈をしてしまったりすることがよくあると思います。

たとえ会議に出る前に関連資料を念入りに読み込んで「次こそは!」と思っていても、会議中に資料にはない知らない単語が多数飛び交うと結局なにがなんだかわからないまま終わってしまいます。会議後わからない単語リストを眺めながら「困ったな、こんなにたくさん」、「意味を全部調べるのか。。。」と気が遠くなるような思いを毎回していた私でしたが、そんな「困った」を手助けする場所がディスカバリーズでは用意されていました。

 

ディスカバリーズ社内では Office 365の「Teams」というツール内に「若葉マーク」というチームが作られており、新入社員向けの情報共有の場として活用されています。「若葉マーク」チーム内には、社内でよく使われる言葉とその意味が一覧で解説されている社内用語集ページが用意されているため、わからない用語をそこでまとめて確認することができ、とても助かっています。

もし社内用語集ページが用意されていなかったら、わからない単語を一つ一つネットで検索したり周囲に質問をするなど今の何倍もの時間を意味調べに費やしていたかもしれません。それを想像すると、いま自分が重要な作業に集中できているのはこのような情報共有の場所が用意されていたからだという事を実感しました。

プロジェクトにアサインされるようになってから、参加する会議が増え、ますます会話に出てくる用語の種類も増えてきました。先輩社員が作成した社内用語集をヒントに、次に入る新入社員が困らないよう、今の用語一覧には含まれていない用語を積極的に追加してみようと思っています。

 

新入社員のみなさん、自分の職場にも用語の意味一覧があったら便利だと思いませんか?