【Microsoft Teams の魅力 vol.5】Teams利用時の小技(その1)

By | 2017年11月27日

ディスカバリーズ コンサルタントの藤原です。
今回は、Microsoft Teamsの記事の第5弾として、知っていると便利な「Teams利用時の小技(その①)」をご紹介します。

  • 「チーム」の一覧を見やすく表示する

    Teamsを使い続けていると、所属しているチームの数が増え、画面左側のチームの一覧から目的のチームを探すのに苦労されている方も多いのではないでしょうか。1つ目にご紹介するのは、画面上にあふれたチームを使いやすいように表示する方法です。

    チームが作成されると、Teamsの仕様によりそのチームは自動的に「お気に入り」に登録されます。このお気に入りの設定は手動によるON/OFFが可能で、お気に入りの設定を外すと、そのチームは「その他」として分類されます。チームの一覧上では、「お気に入り」に登録されているチームが画面上部、「その他」に登録されているチームが画面下部に表示されるため、使用頻度の高いチームのみ「お気に入り」登録しておくことで、ファーストビューからスムーズにアクセスすることができます。さらに、「お気に入り」「その他」の括りの中で、表示されているチームの位置をドラッグ&ドロップで入れ替え、チーム一覧をより使いやすい配置にアレンジすることも可能です。

    実際にこれらの方法で画面を整理したところ、目的のチームやチャネルに即時にアクセスできるようになり、ストレスのない画面操作が実現できています。Teamsのインストール以来、チームの一覧をそのままの状態でお使いの方、是非お試しください。

  • 自分にかかわるメッセージを整理する

    2つ目にご紹介するのは、やり取りに自分が含まれるメッセージを、種類別に整理する方法です。
    複数のチームとやり取りしていると、自分がどのメッセージを確認したのか、誰に対してまずリアクションすべきなのかといった情報が混乱しがちです。そこで便利なのが、画面左側のメニュー「最新情報」の「フィルター」機能です。この「フィルター」機能では、「未読」「@メンション」「返信」「フォロー中」「いいね!」の条件でTeams内のメッセージを絞り込み、画面左側のウィンドウに表示することができます。この中で特に利用しているのは、自分宛のメッセージを一覧表示する「@メンション」フィルター、目を通していないメッセージを絞り込む「未読」フィルターで、即時のレスポンスが必要な会話の見落とし防止に役立っています。(補足すると、「未読」ステータスは手動で設定することができるため、一度開いたメッセージを取り急ぎ「未読」にし、後からじっくり確認する方法もあわせて活用しています)

teams05Teamsの良さは「スピーディーなやり取りが可能」である点ですが、利用する側の使い方次第では、メリットを十分に活かしきれない場合があることを実感しつつあります。製品の機能を理解した上で、「情報共有、コミュニケーションをスムーズに行う」という本来の目的を達成するための工夫も、必要だといえるのではないでしょうか。

次回のDiscoveries Blogでは、今回の記事に続き、「Teams利用時の小技(その②)」をお届けする予定です。