【Microsoft Teams の魅力 vol.4】Teamsに新たに追加された機能

By | 2017年10月30日

ディスカバリーズ コンサルタントの藤原です。
今回は、Microsoft Teamsの記事の第4弾として、「Teamsに新たに追加された機能」についてご紹介します。

新機能「外部ユーザー招待機能(ゲストアクセス)」とは
すでに様々なサイトで情報が出ているように、先日Teamsに「外部ユーザー招待機能(ゲストアクセス)」が追加されました。
この機能により、組織外のユーザーを自社テナントのTeamsに招待し、チームのメンバーとしてやり取りできるようになりました。
(ゲストアクセス機能を有効にするには、テナント単位で設定が必要です)

早速導入!ゲストアクセス機能の便利な点
ディスカバリーズでは早速この新機能を利用し、他社のユーザー様を自社テナントのTeamsに招待してコミュニケーションを行っています。
これまでは、社外の方とのやり取りにはメール(Outlook)を使うか、SharePointで共有サイトを立ち上げてメッセージやファイルの共有を行っていました。
ただ、メールでは「株式会社○○ △△様」や「お世話になっております」の挨拶といったメール特有の文言の記載に都度時間を取られてしまうほか、資料を添付するにもファイルの圧縮作業が発生し、手間がかかっていました。また、SharePointサイトを作成して資料を共有しても、資料の確認依頼をメールで出すなど、結局のところメールでのやり取りはなくなりません。Teams導入後も、社外の方との情報共有に関しては従来の手段を取らざるを得なかった弊社メンバーですが、このゲストアクセス機能の追加により、Teams単体で社外の方ともスピーディーな意思決定ができるようになりました。毎回のフォーマルな挨拶や送信先の入念な確認なしに、「資料共有します。どうですか?」や「確認しました!」といったようなやり取りができるのは、非常に効率的だと実感しています。
ちなみに、ゲストユーザーもテナント内ユーザーと同様にTeams内の機能を使うことができます。

ゲストアクセス機能利用時の注意点
ゲストアクセス機能を利用する際には、社外ユーザーが社内情報にアクセスできないように注意が必要です。ゲストユーザーの招待は「チーム」に対して行うものであるため、会話やファイルに関しては、そのチーム内で共有するものの内容に配慮すれば問題ありません。気を付けるべきなのは、招待したゲストユーザーそのものに対する設定です。
初期状態では、ゲストユーザーは招待された先のテナントで自由にチャット機能を使うことができます。これはすなわち、ゲストユーザーがテナント内のユーザーを検索できてしまうことになるため、テナント管理者側で設定を変更し、ゲストユーザーによるチャット機能の利用を禁止する必要があります。
また、初期状態ではゲストによる「チャネルの作成、更新、削除」が認められていません。こちらに関して設定変更が必要な場合は、チームの所有者(チームの管理権限を持つユーザー)側で利用を許可してください。

ゲストアクセス機能の導入により、社内外の情報共有をTeams内で完結できるようになった点は、意思決定までのスピードアップに大きく貢献しているといえるでしょう。ディスカバリーズでは、引き続き、他社様との共同作業やお客様とのやり取りに本機能を活用しながら、より効果的な情報共有を目指していきます。また、これまでご案内してきた社内コミュニケーション効率化のご支援に加えて、社外とのコラボレーションにおいても、より生産性を高めるお手伝いをさせていただきます。

次回は、知っていると便利なTeamsの「小技集」をご紹介します。