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メンバーとのメールが0件に!?Microsoft Teams の魅力

Teamsディスカバリーズ コンサルタントの藤原です。
最近頻繁に耳にすることが多くなった”Microsoft Teams”。一体どんなシーンでの活用に適しておりどのようなベネフィットを得られるのか、実際に製品を使いながらその特長をまとめました。

・Microsoft Teamsとは?

Microsoft Teamsは、チャットを主体としたコミュニケーションツールです。チーム内や個人間でのチャット、音声通話、ビデオ会議、ファイルやWebページ等の共有を、すべてひとつの画面で行うことができます。

・個別の情報のやり取りが組織の集合知に
Teamsの主要機能である「チャネル(会話)」は、テーマごとに設定することができます。それぞれのテーマについてチーム内でディスカッションした内容や成果物に対するフィードバックが、テーマ単位で管理されることにより、これまでメールやSkypeで個別にやり取りしていた情報を、組織の集合知として活用できるようになりました。

・情報を探す時間を削減
Teamsでは、自分にかかわりがあるすべてのプロジェクトや必要情報を一元管理することが可能です。関連サイトの参照、ファイル共有、タスク管理といったチーム内で必要な作業を、すべてTeamsという製品の中で集約して行うことができるため、情報をあちこち探しに行く手間をなくすことができました。

• プロジェクトメンバー間の社内メールが0件に
プロジェクトに関する情報共有や連絡をTeams上で行うようになった結果、プロジェクトメンバー間の社内メールのやり取りが発生しなくなりました。Teamsでは、メールのように形式にとらわれることなく投稿できるため、文章作成に要する時間を削減することができます。加えて、会話やファイルの投稿を知らせる通知機能や、特定のメンバー宛のアクションを知らせる「メンション」機能を活用することで、情報の伝達漏れ防止にもつながっています。

• 最新情報をいち早く確認
RSSを設定することにより、最新の技術情報をTeams上で確認しています。さらに、取得した情報はTeams内にストックされるため、組織内のナレッジの共有に結びついています。

fujiwaraTeamsの製品としての特長を理解した後に考えるのが、「Office365製品全体の中でどのようにTeamsを活用していくか(=Office365の他製品との棲み分け)」ではないでしょうか。弊社では、プロジェクト(案件)に関するディスカッションやファイルの共有にTeamsを活用しています。(これまではSharePointでプロジェクトサイトを立ち上げていましたが、コンテンツの共有と意見交換を同じ製品内でできるTeamsの良さを実感し、徐々にシフトしつつあります)
Teamsのどの機能を活用できるかは、企業様の事業内容や規模によって様々だと認識しています。現状の業務の実態や、現在お使いのツールの活用方法を分析の上、最適な製品の使い分けをコンサルティングいたします。

 

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